Formulario Cafeterías

Carta de Entendimiento:
“De café en café”
Propiedad del Instituto del Café de Costa Rica

Entre nosotros, el Instituto del Café de Costa Rica, Institución pública de carácter no estatal, creada mediante la Ley No. 2762 de la Republica de Costa Rica, con cedula jurídica número 3-007-042037 con domicilio social en Heredia, 400 metros norte de la iglesia católica de San Pedro de Barva, en adelante y para efectos de este contrato ICAFE, y representada actualmente por la señora Xinia Chaves Quiros en su condición de Directora Ejecutiva, y ________________ (la persona física o jurídica), cedula jurídica número______________, representado en este acto por__________________ en su condición de_______________________ con las facultades de__________________________ con poder suficiente para este acto y la firma de esta carta de entendimiento en nombre y por cuenta de la entidad que represento (en adelante el “suscriptor”), y que más adelante, ICAFE y el suscriptor se denominaran las partes, firman la siguiente carta de entendimiento (el "Convenio"), bajo las siguientes estipulaciones:

Considerando que:
1. De conformidad con la Ley No. 2762, el Instituto del Café de Costa Rica, es un ente público de carácter no estatal, rector de la actividad cafetalera de Costa Rica, mismo que posee una amplia capacidad para celebrar contratos.
2. El ICAFE, ha diseñado y desarrollado una plataforma digital denominada: “de café en café” accesible por Internet que permite al usuario final gestionar directa y autónomamente la búsqueda de cafeterías y marcas de café de Costa Rica en las distintas regiones del país.
3. El Suscriptor declara que conoce y ha verificado con atención las funcionalidades de la Plataforma del ICAFE y que las considera adecuadas para su finalidad.
4. La Plataforma de café en cafe® es un instrumento reservado a usuarios y el Suscriptor se compromete a utilizarlo exclusivamente en relación con su propia actividad (Cafetería y/o marca de café) y en cualquier caso por exigencias vinculadas a la misma.

Considerando lo anterior, las partes convienen la siguiente carta de entendimiento sobre el uso no exclusivo y suministro de información de la cafetería y marcas de café para el uso de la Plataforma de café en cafecafé®.

PRIMERA: Definiciones. En relación con la presente Carta de entendimiento, se indican en adelante los significados que deben atribuirse a los términos y expresiones recurrentes:
a) “Base de Datos”: se deberán entender por este término los contenidos, información, y mensajes enviados por el Suscriptor y los datos personales o no, ingresados en la plataforma para brindar información al usuario final de las cafeterías. Así como cualquier archivo, fichero, registro u otro conjunto estructurado de datos personales, que sean objeto de tratamiento o procesamiento, automatizado o manuales, cualquiera que sea la modalidad de su elaboración, organización o acceso.
b) “Carta de entendimiento”: se considera como tal, el presente documento y sus anexos.
c) “Datos Personales”: se deberá entender por este término cualquier información relativa a una persona física identificada o identificable de cuyo tratamiento sea Responsable el Cliente y que sea objeto de tratamiento por parte del ICAFE a efectos de ejecutar el Contrato. Más en concreto, los datos objeto de tratamiento serán la dirección email, el número de teléfono, las direcciones IP, las Bases de Datos y los datos generados a partir del uso de la Plataforma de café en café y las comunicaciones transmitidas.
d) “Declaración de Confidencialidad”: obligación de los responsables de bases de datos, personal a su cargo, de guardar la confidencialidad principalmente cuando se acceda a información sobre datos personales y sensibles. Esta obligación perdurará aun después de finalizada la relación con la base de datos.
e) “de café en café®”: se consideran como tal las funcionalidades, herramientas y aplicaciones para la integración con software, página web, y que serán visible por los usuarios. La misma es propiedad del ICAFE.
f) “Propiedad intelectual”: se considera como tal a cualquier derecho de propiedad intelectual regulado, en cada caso, por las leyes. Entre estas: Ley No.6867 sobre Patentes Invención, Dibujos y Modelos Industriales y Modelos Utilidad; Ley No. 6683 sobre Derechos de Autor y Derechos Conexos, Ley No. 7978; Ley de Marcas y Otros Signos Distintivos, Ley No. 8039 de Procedimientos de Observancia de los Derechos de Propiedad Intelectual, entre otros, así como cualquier otro derecho de propiedad intelectual esté o no registrado, así como las eventuales aplicaciones, renovaciones, ampliaciones, reintroducciones y restauraciones, actualmente en vigor o que puedan realizarse en el futuro, en todo el mundo.

SEGUNDA: Objetivo de la plataforma: El objetivo de la plataforma “de café en café” es la promoción a través de la plataforma digital de aquellas cafeterías y marcas de café tostado que ofrecen Café de Costa Rica en el territorio nacional, con el fin de que el consumidor tenga a primera mano acceso a la información sobre las cafeterías y marcas que ofrecen café nacional y de calidad.

De igual manera, el ICAFE se reserva el derecho de mantener o no, en línea la plataforma, por lo que, la presente carta de entendimiento no genera ningún vínculo u obligación de servicio con el suscriptor de brindar la publicidad que se indicara, más en el tanto es un servicio inicialmente gratuito y de cooperación.

TERCERA: Condiciones del servicio de publicidad en la plataforma “de café en café”: El cliente facilitara una serie de información, definida por medio del formulario creado al efecto por la Gerencia de Promoción y Divulgación del ICAFE. Tal información será guardada en la base de datos de la Institución para que sea publicada en la página web: decafeencafe.com.
Entre la información a solicitar se encuentra: nombre de las cafeterías y/o marcas de café de Costa Rica que comercializan, nombre de la empresa o razón social a la que pertenecen, dirección, contactos, horario, teléfono, página web, redes sociales, y fotografías de cada cafetería.

De lo anterior, el ICAFE dará un derecho de publicidad a través de dicha página al cliente de su cafetería y marcas de café de Costa Rica.

Es entendido por el suscriptor, que la información será visualizada por cualquier persona que desee buscar una cafetería ubicada en una locación específica, aplicando además filtros con respecto a las facilidades y servicios específicos que requiere en ese momento, así como filtros con respecto a los cafés de las diferentes regiones que se ofrecen en las cafeterías. De igual forma aplica para las marcas de café, por lo que la información será catalogada de carácter público.

Además, El Suscriptor entiende y acepta expresamente que la Plataforma de café en café® es un instrumento que puede ser visualizado por cualquier persona, de modo que el presente acuerdo no limitara el acceso a grupos o gremios a dicha información.

El suscriptor entiende y acepta que en casos donde se requiera realizar algún mantenimiento de la plataforma producto de mejoras o actualizaciones la disponibilidad del servicio la información de este puede verse afectada por un periodo de tiempo.

De igual forma, el cliente entiende y acepta que el servicio brindado a través de la plataforma es gratuito, sin embargo, a consideración del ICAFE, este podrá gestionar el cobro por suscripción en el futuro según sus nuevas políticas. Para tal particular, el ICAFE dará 30 días para su cancelación del monto estipulado, por lo que, de no proceder con la cancelación del mismo, el ICAFE queda facultado para el retiro de la página web de café en café® cualquier información alusiva al Cliente.

El Suscriptor se compromete a dar cumplimiento a las instrucciones de uso definidas por el ICAFE, con base en las indicaciones de cualquier modo derivadas de las leyes, reglamentos, disposiciones del sector.

CUARTA: Con la finalidad de dar cumplimiento al presente convenio el ICAFE se compromete a:
1. Brindar soporte técnico a la plataforma de café en café®; en aras de que la misma sea actualizada y sea funcional en cualquier momento.
2. Actualizar los datos y/o modificaciones de estos, ofrecidos por el Cliente para que sean visualizados en la página web.
3. Mantener una comunicación ágil y eficaz con el cliente en aras de mantener actualizada la página web.
4. Promocionar a todas las cafeterías y marcas de café que son parte de la plataforma de café en café®, tanto dentro de la plataforma como en las redes sociales de la misma.
5. Coordinar los temas y fechas de presentación del material que deben enviar todos los miembros de la plataforma al ICAFE como parte de sus responsabilidades y requisitos para ser parte de la iniciativa.
6. Revisar, coordinar y dar seguimiento a todos los temas referentes al programa de “Tazas” y la inclusión en la plataforma cada vez que la cafetería obtenga una “Taza”.
7. Informar a todos los miembros sobre cualquier cambio o actualización que se realice a la plataforma y como esté afectará o influirá en la información brindada por cada miembro, en caso de ser necesario ICAFE solicitará una actualización sobre la información brindada por cada miembro.
8. ICAFE dará prioridad en temas promocionales a aquellas cafeterías y marcas de café que pertenezcan a la plataforma, tanto en eventos virtuales como presenciales.

QUINTA: Con la finalidad de dar cumplimiento a la presente carta de entendimiento, el Suscriptor se compromete a:

En caso de contar con una cafetería, se compromete a facilitar la siguiente información:

a) Completar toda la información solicitada en el formulario de inscripción.
b) Enviar en formato png, 5 fotografías de la cafetería según se indica a continuación:
I. Foto 1: Frente de la cafetería
II. Foto 2: Barra de café
III. Foto 3: Foto interna de la cafetería
IV. Foto 4: Comida + bebida
V. Foto 5: Algún aspecto representativo o diferenciador de la cafetería
c) Informar al ICAFE sobre cualquier cambio o actualización que deba realizarse en la plataforma con respecto a la información general de la cafetería o marca de café.
d) Generar cada dos meses algún tipo de contenido para promocionar en la plataforma, este puede ser desde un artículo sobre un tema en específico de café, hasta un vídeo, publicación, o alguna nota de acciones que haya realizado la cafetería en el último mes.
Es importante recalcar que este material es con fines educativos y/o promocionales, por lo cual este debe ser redactado de tal manera que cualquier persona que visite la página, teniendo un conocimiento nulo, básico o amplio sobre café lo pueda comprender. De igual manera los temas a desarrollar y las fechas de entrega serán coordinamos previamente con ICAFE, quienes además se encargarán de la revisión del material previo a su publicación.
e) Informar al ICAFE sobre cualquier tipo de evento presencial o virtual que tenga programada la cafetería con el fin de promocionarlo dentro de la plataforma y las redes sociales.
f) Tener la disposición para la realización de entrevistas o cualquier tipo de material audiovisual que desee realizar el ICAFE para la promoción de la plataforma y de Café de Costa Rica.
g) En caso de aplicar al programa de “Tazas”, la cafetería se compromete a enviar los documentos completos y evidencias respectivas al ICAFE.

En caso de contar con marcas de café, se compromete a facilitar la siguiente información:

a) Completar toda la información solicitada en el formulario de inscripción.
b) Enviar en formato png y en calidad superior a 1000 megapíxeles, las fotos de cada uno de los tipos de café que ofrece la marca que desea ser parte de la plataforma.
c) Informar al ICAFE sobre cualquier cambio o actualización que deba realizarse en la plataforma con respecto a la información general de la marca.
d) Generar cada dos meses algún tipo de contenido para promocionar en la plataforma, este puede ser desde un artículo sobre un tema en específico de café, hasta un vídeo, publicación, o alguna nota de acciones que haya realizado la marca de café en el último mes. Es importante recalcar que este material es con fines educativos, por lo cual este debe ser redactado de tal manera que cualquier persona que visite la página, teniendo un conocimiento nulo, básico o amplio de café lo pueda comprender. De igual manera los temas a desarrollar y las fechas de entrega serán coordinamos previamente con ICAFE, quienes además se encargarán de la revisión del material previo a su publicación.
e) Informar al ICAFE sobre cualquier tipo de evento presencial o virtual que tenga programada la marca, esto con el fin de promocionarlo dentro de la plataforma y las redes sociales.
f) Tener la disposición para la realización de entrevistas o cualquier tipo de material audiovisual que desee realizar el ICAFE para la promoción de la plataforma y del Café de Costa Rica.

SEXTA. Sistema de calificaciones de la plataforma: Es entendido por el suscriptor, que parte de la innovación de la plataforma, es su sistema de calificación, el cual consiste en que a través de 5 temáticas distintas, las cafeterías van a ser evaluadas por parte del ICAFE, no aplica para las marcas de café, con el fin de determinar si cumplen con todos los aspectos a calificar en cada rubro.
La calificación se realizará por medio de “Tazas de café”, las cuales se clasifican en 5 ejes:
a) Taza 1: 100% Café de Costa Rica; (No se refiere al uso exclusivo de café de Costa Rica, ya que hay cafeterías que como parte de su estrategia cuentan con café de otros países, el cual se encuentra debidamente identificado; sin embargo, el café utilizado de manera general en la cafetería deberá ser 100% café de Costa Rica, el mismo no podrá ser mezclado con café de otro origen.)
b) Taza 2: Ambiental
c) Taza 3. Social
d) Taza 4: Instalaciones
e) Taza 5: Trazabilidad

Cada vez que la cafetería cumpla con uno de los rubros a evaluar obtendrá una taza, la cual se verá reflejada en la plataforma, agregando esto valor a su cafetería y generando un sistema de ventaja competitiva con respecto a su competencia.

La evaluación de los rubros la realizara el ICAFE a través de una declaración jurada y una inspección física cuando así lo amerite. Dicha declaración será renovada cada 12 meses a partir de la firma de esta con el fin de garantizar el cumplimiento de los requisitos, además, en caso de identificar algún incumplimiento por parte de las cafeterías, el ICAFE tendrá la potestad de quitar una o más tazas a aquella cafetería que no cumpla con lo establecido. Para esto, se realizarán inspecciones periódicas.

Cada vez que una cafetería cumpla con los requisitos para formar parte de la plataforma, se le harán llegar los requisitos y reglamentos de evaluación para aplicar al programa de Tazas, los cuales deberán enviar ya sea la declaración jurada con los requisitos solicitados para el eje al que estén aplicado, o bien solicitar la inspección respectiva al ICAFE. Una vez que los documentos y requisitos sean verificados por ICAFE se les enviará por medio de correo electrónico una notificación de la obtención de la Taza e ICAFE procederá a realizar la inclusión en la plataforma.

SETIMA: PROPIEDAD INTELECTUAL: Es conocido por el suscriptor que la titularidad de la plataforma de café en café es del Instituto del Café de Costa Rica. Por lo anterior, los derechos de propiedad intelectual que surjan al amparo del presente CONVENIO, se regularán de conformidad con lo establecido en la Ley No.8039 de Procedimientos de Observancia de los Derechos de Propiedad Intelectual, la Ley de Derechos de Autor y Derechos Conexos Ne 6683, la Ley de Patentes de Invención, Dibujos y Modelos Industriales y Modelos de Utilidad N2 6867, la Ley de Marcas y Signos Distintivos No. 7978, la Ley de Información No. Divulgada No.7975, según corresponda, así como en la normativa internacional e institucional vigente sobre la materia, respetando la jerarquía de las normas.

Queda entendido que en toda publicación que se haga al amparo del presente CONVENIO, se dejará constancia de que los documentos, marcas, materiales que se publican o divulgan, han sido producidos dentro del marco de la presente carta de entendimiento.

OCTAVA: Exención de responsabilidad: el suscriptor, exonera de toda responsabilidad al ICAFE, sobre cualquier conflicto que presente u ostente a futuro con terceros sobre las marcas de café publicitadas o titularidad de la cafetería objeto de publicidad a través de la plataforma.

En caso de que el Cliente utilice la Plataforma con fines ilícitos y/o para el uso de publicidad no solicitada o no autorizada, causando con ello al ICAFE perjuicios como el registro de uno o varios IP de envío o del dominio a una Relay Block List (Lista de Bloqueo de Tráfico) o en una Lista negra internacional (entre ellas, a modo de ejemplo no exhaustivo, URIBL, SURBL, SORBS, SPAMCOP, SPAMHAUS, y otras), o en una lista negra o lista de bloqueo de tráfico en un Proveedor de Servicios Internet (entre ellos, a modo de ejemplo no exhaustivo, Google, Microsoft, Yahoo!, AOL, GoDaddy, Register, Aruba, Fastweb, Alice, y otros), el Cliente será considerado único y exclusivo responsable de las infracciones cometidas, eximiendo de cualquier tipo de responsabilidades en relación con ello a ICAFE, que se reserva el derecho de actuar a nivel judicial o en donde hubiere lugar, para el resarcimiento de los daños sufridos en primera persona o por terceros, y que se deriven de dichos comportamientos.

ICAFE queda liberado, estará íntegramente eximida y será mantenida indemne por el suscriptor frente a cualquier responsabilidad derivada de las modalidades adoptadas por el suscriptor por el otorgamiento de información falsa, incorrecta o que no sea licita, y que serán introducida en las bases de datos de la Plataforma del ICAFE, así como por las modalidades de recabar el consentimiento para la utilización de tal información de ser aplicable.

De tal manera que, de presentarse conflictos con terceros, será motivo ineludible para que el ICAFE, retire todo información tendiente a las marcas y cafetería sometidas en esta carta de entendimiento.

NOVENA: De la solución de DIVERGENCIAS y el INCUMPLIMIENTO de responsabilidades de las partes: Las controversias derivadas de la interpretación o ejecución de la presente carta de entendimiento, serán analizadas en acuerdo mutuo y resueltas en primer lugar por el titular o coordinador de la Gerencia de Promoción y Divulgación del ICAFE. Si no fuera solucionada al nivel antes referido, serán sometidas a consideración y resolución de la Dirección Ejecutiva del ICAFE. Como tercera instancia, podrán ser resueltas por la vía del arbitraje, de conformidad con Ley sobre Resolución Alterna de Conflictos y Promoción de la Paz Social, No. 7727. El arbitraje se entenderá de Derecho, sin que pueda comprometerse el ejercicio de las potestades de imperio, ni el ejercicio de deberes públicos.

En caso de que alguna parte incurra en un incumplimiento injustificado de la presente carta de entendimiento y sus estipulados, la parte afectada procederá primeramente a prevenir a la otra de sus obligaciones y responsabilidades de forma escrita, y otorgará el plazo de un mes para que se corrija lo correspondido. En caso contrario, podrá ser sometido, en primera instancia, a consideración y resolución por parte del Gerencia de Promoción y Proyectos; y de no ser esto posible, pasará para a resolución por parte de la Dirección Ejecutiva del ICAFE.

DECIMA: Modificaciones, renuncias, consentimientos y ampliaciones para etapas posteriores. Toda modificación, renuncia, consentimiento y/o ampliación a la presente Carta de Entendimiento debe hacerse mediante la suscripción de un Addendum debidamente suscrito por las partes contratantes, con quince días naturales de anticipación y ser aprobado por mutuo acuerdo.

DECIMA PRIMERA: Normativa supletoria. En todo aquello no previsto específicamente en la presente Carta de entendimiento, se aplicará supletoriamente la Constitución Política, Ley General de la Administración Pública, Ley No. 6227, el Código Civil, Ley No. 63, Ley de Protección de la Persona frente al tratamiento de sus datos personales, Ley No. 8968, los principios generales de derecho y demás normativa jurídica que sea atinente.

DECIMA SEGUNDA: RESOLUCION UNILATERAL: El ICAFE podrá rescindir unilateralmente la presente carta de entendimiento y todos sus efectos y ejecuciones, cuando así lo considere necesario por razones de oportunidad o conveniencia. Tal resolución se le notificara a la contraparte de manera inmediata, y no acarreara responsabilidad alguna al ICAFE.

DECIMA TERCERA: DE LA RELACIÓN CONTRACTUAL.
La presente carta de entendimiento no genera relación laboral con el suscriptor. El ICAFE queda total y definitivamente relevado de toda responsabilidad civil directa e indirecta y laboral que sea consecuencia del desarrollo de la presente carta de entendimiento.

DECIMA CUARTA: FIZCALIZACION: La fiscalización de la presente carta de entendimiento, le corresponde a la jefatura, encargado o quien se delegue, de la Gerencia de Promoción y Divulgación.
DECIMA QUINTA. DE LAS NOTIFICACIONES.
Cualquier notificación, solicitud, informe u otra comunicación presentada por cualquiera de las partes de esta carta de entendimiento, se hará de forma escrita al siguiente domicilio:
1. Al ICAFE, Heredia, cuatrocientos metros norte de la iglesia católica de San Pedro de Barva, correo electrónico: nvenegas@icafe.cr o tjara@icafe.cr
2. Al suscriptor, indicar dirección, correo electrónico: teléfonos: (506)________________.

DECIMA SEXTA: De la VIGENCIA. La presente carta de entendimiento tendrá una vigencia de doce meses a partir de su firma, con la posibilidad de prorrogar su plazo por un periodo igual, si ninguna de las partes consiente lo contrario, con al menos 15 días de anticipación a su vencimiento.

En caso de que se llegue a dar una modificación a la presente carta de entendimiento, por acuerdo común entre las partes, así como en caso de su finalización por ser rescindido a voluntad de cualquiera de las partes, la información sometida en la plataforma será retirada por el ICAFE, en un plazo de 3 días hábiles, después de su finalización.

En prueba de conformidad, los representantes firman dos ejemplares de un mismo tenor y efecto, en la ciudad de Heredia a los ** días de julio de dos mil veintiuno.


Xinia Chaves Quirós
Directora Ejecutiva


Elab. DCS
Rev.BGU 31.5.21
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